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SAP系統操作流程/SAP系統采購預付款操作/寧波優德云詳解
一、目的
為了規范采購預付款請付程序，有效控制預付款風險和引導預付款資金使用方向，也便于財務及時在sap系統中進行財務處理，使采購預付款賬外管理轉移到SAP系統管理，實現預付資金的系統監管，開始啟用SAP預付款請求模塊。
二、范圍
SAP系統以采購訂單或收貨采購訂單形式的采購業務可以制作預付款請求。
三、 SAP系統中預付款基本操作程序
1、 采購部門首先在系統中制作“采購訂單”。
2、 采購擔當只能基于“采購訂單”或者“收貨采購訂單”制作“預付款請求”，列明預付款的比例，預付款金額不能超過未來要開發票的總金額。
3、 采購擔當打印預付請求明細，填寫借款單按照付款程序請批付款。（原做法：只填借款單，沒有列明預付物資明細及比例，并且在SAP系統中沒有記錄）。
4、 預付資金批準后轉銀行會計，銀行會計對外付款。
5、 銀行會計支付后，銀行付款水單回聯與前期單據轉材料會計，材料會計在收付款系統中-付款模塊基于“預付款請求”作系統操作，結果形成財務過賬。
6、 前期基礎工作：每個采購供應商要設置“預付帳款”會計科目（財務設定總賬會計科目：預付帳款-人民幣、預付帳款-美元、預付帳款-歐元，SAP系統管理員負責更改業務伙伴主數據控制科目-應付的預付定金）。
操作實例：
1、 基于采購訂單制作預付款請求（采購入庫 前）
第一步：制作采購訂單
第二步：制作預付款請求
此時采購訂單狀態不變：未清
第三步：采購請款
打印上表預付款請求明細，按照程序向財務申請付款。
第四步：財務付款和系統處理
2、基于收貨采購訂單的預付款請求（采購入庫后）
第一步：制作采購訂單（同上）
第二步：基于采購訂單制作收貨采購訂單，此環節由倉庫操作辦理入庫手續。
第三步：基于收貨采購訂單制作預付款請求
第四步：采購打印預付款請求明細向財務請款（同上）
第五步：財務付款和系統處理（同上），預付款請求單據變為結算狀態。
“預付款請求”使用SAP系統中操作注意情況：
1、 采購訂單已經執行了入庫，該單據變成已結算狀態，則不能基于該采購訂單制作預付款請求。
2、 收貨采購訂單已經轉為已結算狀態，則不能基于該單據制作預付款請求。因為該單據有可能手動取消或者形成應付發票，在付款時應基于發票支付即可。
3、 同一張采購訂單或者收貨采購訂單可以一次或多次制作預付款請求；也可以多張采購訂單或收貨采購訂單制作一次或多次預付款請求；在一張預付款請求單據上可以制作大于0小于等于100%之間的任何比例預付款。
4、 預付款請求在沒有變為結算狀態之前可以進行內容更改和手動取消或結算，結算或取消狀態后該單據不能更改，只能重做預收款請求；如果預收款請求作廢，要手動選擇取消，嚴禁在沒有付款的情況下手動結算。
5、 付款時可以根據整張預付款請求總金額付款，也可以根據部分金額付款，但財務只能根據該單據在收付款系統中進行一次預付款過賬，部分預付形成的過賬與前者存在區別，即未付部分自動轉為應付借方紅數，成為帳戶付款，部分支付對未來應付發票過賬不產生影響，但在未形成發票之前該伙伴的在會計科目重分類上應付預付金額不實。
6、 預付請求如果付款結算后，該付款不能在對賬模塊中進行對賬操作；采購形成預付款請求在沒有付款前得知業務取消，采購擔當要在系統中對預付款請求單據取消；如果預付款后該采購業務取消，貨款退回時由財務對原先的預付款選擇取消形成相反的過賬，然后再對預付款請求單據做取消處理。
7、 根據上述系統情況對于要求預付款的，財務原則要求每張收貨采購訂單或者收貨采購訂單只能制作一次預付款請求，并且預付金額不得超過該單據總金額的30%；付款金額必須和預付款請求單據金額一致，否則采購回系統改單；對于超過30%比率的應謹慎，嚴禁100%預付款；為提高系統操作效率，對于系統預付款采購部必須確切的知道該業務肯定執行，并且未來發票金額超過預付款；采購訂單取消后與之對應的預收款請求在未付款前必須及時取消，已經支付預付款的如果業務取消或者超過未來開票總額的，采購部要及時追回預付貨款。
四、應付發票的形成和處理
1、 沒有預付款請求的，按照原定的程序制作應付發票即可，但應打開“總預付款”進行確認是否存在預付請求，以防漏選。
2、 如果存在預付款請求的在制作應付發票是必須打開“總預付款”，出現“擬定的預付定金”對話框，在預付款類型選擇“預付款請求”，選中預付單據即可，該筆預付款在形成應付發票時核銷。
3、 根據應付發票制作應付貸項憑證該預付請求一并沖回，并且應付貸項總金額必須超過該單應付發票的預付總額，否則不能形成過賬。
4、 如果在制作應付發票是漏選“預付款請求”，只能對該付款取消沖回，同時對“預付款請求”作取消操作，財務再根據應付發票按照相同金額制作賬戶付款。
操作實例：
1、 基于采購訂單制作預付款請求（采購入庫前）
第一步：制作采購訂單
第二步：在擬定的預付定金選擇預付款請求
最后形成應付發票，扣除預付款后的余額形成賬戶付款。
應付發票形成環節的要求：
1、 在做每一筆應付發票時，必須打開總預付款，確認該筆應付發票前期是否存在預付款情況，以防漏選預付款單據。
2、 在入庫環節出現退貨基于收貨采購訂單的情況下，可能會導致預付款金額超過應付發票的金額，此時不能形成過賬，預付款金額必須小于整單發票金額，才能形成應付發票過賬。
3、 采用“退貨補扣”形式形成的退貨單對應付發票和預付款請求過賬不會產生影響，因為退貨補扣形成應付貸項憑證，應付發票金額會大于預付款金額。
4、 如果出現采購發票金額低于預付款請求的金額，財務在系統中不能形成應付發票，要求采購補票至超過預付金額，因為做應付發票時預付款金額不能更改。此情況表明公司多付貨款，采購部要對超額付款負責追討或補票。
5、 應付預留發票不能使用預付款請求，即發票先到貨未到，此情況采用賬戶付款。
為了規范采購預付款請付程序，有效控制預付款風險和引導預付款資金使用方向，也便于財務及時在sap系統中進行財務處理，使采購預付款賬外管理轉移到SAP系統管理，實現預付資金的系統監管，開始啟用SAP預付款請求模塊。
二、范圍
SAP系統以采購訂單或收貨采購訂單形式的采購業務可以制作預付款請求。
三、 SAP系統中預付款基本操作程序
1、 采購部門首先在系統中制作“采購訂單”。
2、 采購擔當只能基于“采購訂單”或者“收貨采購訂單”制作“預付款請求”，列明預付款的比例，預付款金額不能超過未來要開發票的總金額。
3、 采購擔當打印預付請求明細，填寫借款單按照付款程序請批付款。（原做法：只填借款單，沒有列明預付物資明細及比例，并且在SAP系統中沒有記錄）。
4、 預付資金批準后轉銀行會計，銀行會計對外付款。
5、 銀行會計支付后，銀行付款水單回聯與前期單據轉材料會計，材料會計在收付款系統中-付款模塊基于“預付款請求”作系統操作，結果形成財務過賬。
6、 前期基礎工作：每個采購供應商要設置“預付帳款”會計科目（財務設定總賬會計科目：預付帳款-人民幣、預付帳款-美元、預付帳款-歐元，SAP系統管理員負責更改業務伙伴主數據控制科目-應付的預付定金）。
操作實例：
1、 基于采購訂單制作預付款請求（采購入庫 前）
第一步：制作采購訂單
第二步：制作預付款請求
此時采購訂單狀態不變：未清
第三步：采購請款
打印上表預付款請求明細，按照程序向財務申請付款。
第四步：財務付款和系統處理
2、基于收貨采購訂單的預付款請求（采購入庫后）
第一步：制作采購訂單（同上）
第二步：基于采購訂單制作收貨采購訂單，此環節由倉庫操作辦理入庫手續。
第三步：基于收貨采購訂單制作預付款請求
第四步：采購打印預付款請求明細向財務請款（同上）
第五步：財務付款和系統處理（同上），預付款請求單據變為結算狀態。
“預付款請求”使用SAP系統中操作注意情況：
1、 采購訂單已經執行了入庫，該單據變成已結算狀態，則不能基于該采購訂單制作預付款請求。
2、 收貨采購訂單已經轉為已結算狀態，則不能基于該單據制作預付款請求。因為該單據有可能手動取消或者形成應付發票，在付款時應基于發票支付即可。
3、 同一張采購訂單或者收貨采購訂單可以一次或多次制作預付款請求；也可以多張采購訂單或收貨采購訂單制作一次或多次預付款請求；在一張預付款請求單據上可以制作大于0小于等于100%之間的任何比例預付款。
4、 預付款請求在沒有變為結算狀態之前可以進行內容更改和手動取消或結算，結算或取消狀態后該單據不能更改，只能重做預收款請求；如果預收款請求作廢，要手動選擇取消，嚴禁在沒有付款的情況下手動結算。
5、 付款時可以根據整張預付款請求總金額付款，也可以根據部分金額付款，但財務只能根據該單據在收付款系統中進行一次預付款過賬，部分預付形成的過賬與前者存在區別，即未付部分自動轉為應付借方紅數，成為帳戶付款，部分支付對未來應付發票過賬不產生影響，但在未形成發票之前該伙伴的在會計科目重分類上應付預付金額不實。
6、 預付請求如果付款結算后，該付款不能在對賬模塊中進行對賬操作；采購形成預付款請求在沒有付款前得知業務取消，采購擔當要在系統中對預付款請求單據取消；如果預付款后該采購業務取消，貨款退回時由財務對原先的預付款選擇取消形成相反的過賬，然后再對預付款請求單據做取消處理。
7、 根據上述系統情況對于要求預付款的，財務原則要求每張收貨采購訂單或者收貨采購訂單只能制作一次預付款請求，并且預付金額不得超過該單據總金額的30%；付款金額必須和預付款請求單據金額一致，否則采購回系統改單；對于超過30%比率的應謹慎，嚴禁100%預付款；為提高系統操作效率，對于系統預付款采購部必須確切的知道該業務肯定執行，并且未來發票金額超過預付款；采購訂單取消后與之對應的預收款請求在未付款前必須及時取消，已經支付預付款的如果業務取消或者超過未來開票總額的，采購部要及時追回預付貨款。
四、應付發票的形成和處理
1、 沒有預付款請求的，按照原定的程序制作應付發票即可，但應打開“總預付款”進行確認是否存在預付請求，以防漏選。
2、 如果存在預付款請求的在制作應付發票是必須打開“總預付款”，出現“擬定的預付定金”對話框，在預付款類型選擇“預付款請求”，選中預付單據即可，該筆預付款在形成應付發票時核銷。
3、 根據應付發票制作應付貸項憑證該預付請求一并沖回，并且應付貸項總金額必須超過該單應付發票的預付總額，否則不能形成過賬。
4、 如果在制作應付發票是漏選“預付款請求”，只能對該付款取消沖回，同時對“預付款請求”作取消操作，財務再根據應付發票按照相同金額制作賬戶付款。
操作實例：
1、 基于采購訂單制作預付款請求（采購入庫前）
第一步：制作采購訂單
第二步：在擬定的預付定金選擇預付款請求
最后形成應付發票，扣除預付款后的余額形成賬戶付款。
應付發票形成環節的要求：
1、 在做每一筆應付發票時，必須打開總預付款，確認該筆應付發票前期是否存在預付款情況，以防漏選預付款單據。
2、 在入庫環節出現退貨基于收貨采購訂單的情況下，可能會導致預付款金額超過應付發票的金額，此時不能形成過賬，預付款金額必須小于整單發票金額，才能形成應付發票過賬。
3、 采用“退貨補扣”形式形成的退貨單對應付發票和預付款請求過賬不會產生影響，因為退貨補扣形成應付貸項憑證，應付發票金額會大于預付款金額。
4、 如果出現采購發票金額低于預付款請求的金額，財務在系統中不能形成應付發票，要求采購補票至超過預付金額，因為做應付發票時預付款金額不能更改。此情況表明公司多付貨款，采購部要對超額付款負責追討或補票。
5、 應付預留發票不能使用預付款請求，即發票先到貨未到，此情況采用賬戶付款。
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